پیش‌بینی وزنی فروش
بالای بورد جمع «مبلغ × احتمال مرحله» نوشته می‌شود، نه جمع خامِ همه‌ی معاملات باز. عددی که به دست می‌آید محتاطانه‌تر و قابل اتکاتر است و اگر معامله‌های راکد را فیلتر کنید، تصویری واقع‌بینانه از فروش ماه پیش رویتان می‌گذارد.
کانبان معاملات با هشدار رکود
مشکل بیشتر پایپ‌لاین‌ها این نیست که مرحله ندارند؛ این است که هیچ‌کس نمی‌فهمد کدام معامله دو هفته است تکان نخورده. روکا آستانه‌ی رکود را برای هر مرحله جدا می‌گیرد و کارتی که از آن عبور کند خودش را قرمز نشان می‌دهد. جمع مبلغ هر ستون و پیش‌بینی وزنی هم بالای بورد نوشته می‌شود تا عدد پایپ‌لاین از حدس درنیاید. جابه‌جایی کارت‌ها هم آنی است، بدون بارگذاری دوباره‌ی صفحه.
مشکلی که حل می‌کند
پایپ‌لاینی که فقط یک نمای بصری است، بعد از چند هفته به انبار معاملات مرده تبدیل می‌شود. فرض کنید ستون «ارسال پیش‌فاکتور» بیست کارت دارد و جمعشان عدد بزرگی نشان می‌دهد؛ مدیر بر اساس همان عدد پیش‌بینی می‌کند، در حالی که نصف آن کارت‌ها یک ماه است هیچ فعالیتی نداشته‌اند و عملاً باخته‌اند. کسی هم آن‌ها را جابه‌جا نمی‌کند، چون پایین‌بردن دستیِ یک معامله کار ناخوشایندی است. تا وقتی رکود دیده نشود، بورد کانبان فقط تصویری خوش‌ظاهر از واقعیتی است که مدت‌هاست عوض شده.
چطور کار می‌کند
مسیر کار، قدم به قدم
مرحله‌ها را خودتان تعریف کنید
معمولاً بین پنج تا هفت مرحله کافی است و بیشتر از آن فقط بورد را شلوغ می‌کند. هر مرحله سه تنظیم دارد: احتمال برد پیش‌فرض، تعداد روز مورد انتظار برای ماندن در آن مرحله، و آستانه‌ای که بعد از آن معامله راکد حساب می‌شود. این سه عدد پایه‌ی همه‌ی هشدارها و پیش‌بینی‌هاست.
کارت را بکشید
جابه‌جایی کارت بدون بارگذاری مجدد صفحه و بدون پرش اسکرول انجام می‌شود؛ کارت همان لحظه در ستون جدید می‌نشیند و درخواست پشت‌صحنه می‌رود. اگر ذخیره ناموفق شود کارت خودش به جای قبلی برمی‌گردد و پیام خطا می‌بینید، پس هیچ‌وقت نمی‌ماند که وضعیت واقعی چیست.
رکود را ببینید
کارتی که بیش از آستانه‌ی مرحله‌اش بی‌حرکت مانده باشد سایه‌ی قرمز می‌گیرد و در فیلتر «راکد» جمع می‌شود. ثبت هر فعالیت واقعی — تماس، جلسه، پیگیری یا ارسال پیش‌فاکتور — تایمر را ریست می‌کند؛ صرفِ باز کردن کارت رکود را پاک نمی‌کند، چون نگاه کردن پیشرفت نیست.
چه چیزی به‌دست می‌آورید
جزئیاتی که تفاوت می‌سازند
بورد سرنخ از بورد معامله جداست
اسم‌هایی که هنوز تأیید نشده‌اند و صلاحیتشان روشن نیست نمای فروش را کثیف نمی‌کنند. سرنخ‌های خام مسیر خودشان را دارند و فقط وقتی به بورد معاملات می‌آیند که واقعاً یک فرصت فروش باشند و مبلغ و مرحله برایشان معنا داشته باشد.
سه نشانه روی هر کارت
روی هر کارت می‌بینید فعالیت دارد، پیگیری‌اش عقب افتاده، یا اصلاً هیچ فعالیتی ثبت نشده — بدون اینکه کارت را باز کنید. برای بوردی با پنجاه معامله، همین سه نشانه فرق بین یک مرور سی‌ثانیه‌ای و نیم‌ساعت باز و بسته کردن کارت‌هاست.
دلیل شکست اجباری است
بستن معامله با وضعیت شکست بدون ثبت دلیل، از سمت سرور رد می‌شود. همین یک قید باعث می‌شود گزارش «چرا می‌بازیم» بعد از چند ماه واقعاً وجود داشته باشد، به‌جای اینکه یک فیلد خالی در نود درصد رکوردها باشد.
جمع مبلغ هر ستون، همیشه جلوی چشم
بالای هر ستون تعداد و جمع مبلغ معاملات آن مرحله نوشته می‌شود. وقتی می‌بینید ستون مذاکره سنگین شده ولی ستون قرارداد خالی است، گلوگاه فروشتان را بدون هیچ گزارشی پیدا کرده‌اید.
سوالات پرتکرار
درباره‌ی کانبان معاملات و رکود
سرنخ و فرصت فروش دو چیز جدا هستند؟
در روکا یک موجودیت‌اند با یک فیلد نوع. آیینِ «تبدیل سرنخ به فرصت» که در نرم‌افزارهای سازمانی مرسوم است، در کسب‌وکار کوچک عملاً انجام نمی‌شود و فقط باعث می‌شود داده در دو جدول نصفه بماند. نمای کانبان جداست، ولی رکورد یکی است.
می‌توانم معامله را بدون دلیل ببازم؟
نه. بستن با وضعیت شکست بدون ثبت دلیل از سمت سرور رد می‌شود، نه فقط در رابط کاربری. دلیل‌ها از یک فهرست قابل تنظیم انتخاب می‌شوند تا بعداً قابل شمردن باشند؛ فیلد متن آزاد برای توضیح بیشتر هم کنارش هست.
آستانه‌ی رکود را چطور تعیین کنم؟
از چرخه‌ی فروش واقعی خودتان شروع کنید: اگر معمولاً سه روز بعد از ارسال پیش‌فاکتور جواب می‌گیرید، آستانه‌ی آن مرحله را حدود یک هفته بگذارید. اگر بعد از یک ماه دیدید همه‌چیز قرمز است، آستانه غیرواقعی بوده و باید بالاتر برود.
چند بورد می‌توانم داشته باشم؟
می‌توانید برای خط‌های فروش متفاوت مرحله‌های متفاوت تعریف کنید؛ مثلاً فروش پروژه‌ای با چرخه‌ی طولانی و فروش محصول آماده با چرخه‌ی کوتاه. توصیه این است که تا وقتی واقعاً دو فرایند متفاوت ندارید، یک بورد را ساده نگه دارید.
کارت راکد خودش بسته می‌شود؟
نه. روکا هیچ معامله‌ای را خودش نمی‌بندد، چون آن هم یک نوع ثبتِ بدون تأیید انسان است. فقط علامت می‌زند و در فیلتر راکد جمع می‌کند تا تصمیم با شما باشد: پیگیری دوباره، انتقال به مرحله‌ی قبل، یا بستن با دلیل شکست.
عمیق‌تر بخوانید
مطالب مرتبط در روکامگ
کاریز فروش (قیف فروش) چیست و چطور مراحلش را تعریف کنیم؟
اگر مراحل کاریزتان را از روی الگوی آماده کپی کنید، هیچ‌وقت جواب نمیدهد. تعریف مرحله باید از رفتار واقعی مشتری شما بیاید.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهطراحی فرایند فروش از صفر برای شرکتی که هیچ چیزی مکتوب ندارد
فرایند فروش را نمینویسند، اول کشفش میکنند. هر سندی که پیش از دو هفته مشاهده نوشته شود، آرزو است نه فرایند.
خواندن مطلب۱۱ دقیقهپیشبینی فروش با داده‌ی کاریز: روش وزنی، با یک مثال عددی کامل
پیش‌بینی فروش یک نمودار نیست؛ یک عدد است که باید بتوانید پشتش را با داده توضیح دهید و ماه بعد با واقعیت مقایسهاش کنید.
خواندن مطلب۱۱ دقیقه
در عمل
کانبان معاملات و رکود در کدام صنف‌ها
دفتر فنی و مهندسی
مناقصه مهلت دارد و پروژه چند ماه طول می‌کشد؛ هر دو باید یادآور داشته باشند.
بیشتر بخوانیدتجهیزات پزشکی
در فروش دستگاه، خریدار یک نفر نیست؛ پرونده باید همه‌ی تصمیم‌گیرنده‌ها را داشته باشد.
بیشتر بخوانیدشرکت بازرگانی
قیمت ارزی تاریخ انقضا دارد و محموله ماه‌ها طول می‌کشد؛ هر دو پیگیر می‌خواهند.
بیشتر بخوانید