خروجی همیشه پیش‌نویس است
روکا هیچ‌وقت خروجی مدل را مستقیم ذخیره نمی‌کند. این تفاوت بین یک دستیارِ قابل اعتماد و چیزی است که ظرف یک ماه دیتابیس شما را با نام‌های اشتباه و شماره‌های نصفه پر می‌کند و اعتماد تیم را از بین می‌برد.
ثبت خودکار سرنخ از روی صوت تماس
کارشناس فروش بعد از هر تماس باید نام، شماره، خلاصه‌ی گفت‌وگو و قدم بعدی را جایی بنویسد. در عمل، از تماس دهم به بعد این کار انجام نمی‌شود و بخش بزرگی از سرنخ‌ها هرگز وارد سیستم نمی‌شوند. روکا همین کار را از روی خودِ فایل صوتی انجام می‌دهد: اول رونویسی فارسی، بعد استخراج فیلدهای ساخت‌یافته. نتیجه به‌شکل یک فرمِ از پیش پرشده جلوی کارشناس می‌آید تا فقط تأییدش کند یا اصلاحش کند.
مشکلی که حل می‌کند
یک تیم فروش تلفنی چهارنفره را فرض کنید که هر نفر روزی حدود بیست تماس دارد. آخر روز هشتاد گفت‌وگو انجام شده، اما آنچه در نرم‌افزار نشسته چند سطر ناقص است: یک شماره بدون نام، یک نام بدون قدم بعدی، و یادداشتی که فقط نویسنده‌اش معنایش را می‌فهمد. علتش تنبلی نیست؛ ثبت کاملِ هر تماس دو تا سه دقیقه وقت می‌خواهد و کارشناس ترجیح می‌دهد در همان دو دقیقه تماس بعدی را بگیرد. نتیجه یک CRM نیمه‌خالی است که مدیر به داده‌اش اعتماد نمی‌کند و کارشناس هم آن را فقط بار اداری اضافه می‌بیند.
چطور کار می‌کند
مسیر کار، قدم به قدم
ضبط یا آپلود
صوت را از داخل پنل ضبط کنید، از موبایل بفرستید، یا فایل خروجی سیستم ویپ و اپلیکیشن ضبط تماس را آپلود کنید. رونویسی و رکوردی که از رویش ساخته می‌شود، کنار هم در بایگانی دستیار می‌مانند. وصل‌کردن فایل به یک پرونده‌ی موجود هنوز پیاده نشده است.
رونویسی فارسی
فایل بلافاصله وارد صف پردازش می‌شود و هیچ صفحه‌ای منتظر نمی‌ماند؛ می‌توانید تماس بعدی را بگیرید و بعداً نتیجه را ببینید. رونویسی روی فارسی محاوره‌ای انجام می‌شود و متن کامل گفت‌وگو در بایگانی دستیار می‌ماند و از همان‌جا باز می‌شود؛ هنوز روی خودِ صفحه‌ی سرنخ و در جست‌وجوی سراسری نمی‌آید. تبدیل صوت به متن روی سرویس OpenAI انجام می‌شود، یعنی خودِ فایل صوتی برای همین یک کار از ایران خارج می‌شود.
استخراج ساخت‌یافته
از متن، نام مخاطب، نام شرکت، شماره تماس، ایمیل، شهر، منبع آشنایی، بودجه‌ی مطرح‌شده، محصول‌های موردبحث، خلاصه‌ی گفت‌وگو و مهم‌تر از همه «قدم بعدی با تاریخ و کانالش» بیرون کشیده می‌شود. این فهرست ثابت است و فیلد سفارشی خودتان واردش نمی‌شود. هر فیلدی که مدل به آن مطمئن نباشد خالی می‌ماند تا یک حدسِ اشتباه جای داده‌ی درست را نگیرد.
تأیید انسانی
فرمِ از پیش پرشده همراه با متن اصلی تماس در کنارش نمایش داده می‌شود، پس می‌توانید هر فیلد را با گفت‌وگوی واقعی مقایسه کنید. یک تپ برای تأیید، یا اصلاح هر چیزی که لازم است. تا وقتی انسان تأیید نکند هیچ رکوردی در دیتابیس نوشته نمی‌شود؛ این قاعده در روکا استثنا ندارد.
چه چیزی به‌دست می‌آورید
جزئیاتی که تفاوت می‌سازند
اصلاح‌های شما ثبت می‌شوند
هر جا مدل اشتباه کرده و شما فیلد را عوض کرده‌اید، هر دو مقدار ثبت می‌ماند: آنچه مدل پیشنهاد داده و آنچه شما گذاشته‌اید. این سابقه ثبت می‌ماند تا اگر لازم شد بتوان کیفیت استخراج را سنجید؛ هنوز صفحه‌ای در پنل آن را به‌صورت گزارش نشان نمی‌دهد. اینکه مدل خودش از این اصلاح‌ها یاد بگیرد هنوز پیاده نشده و برایش زمان وعده نمی‌دهیم.
قدم بعدی هم استخراج می‌شود
بیشتر ابزارهای رونویسی فقط خلاصه‌ی تماس را می‌دهند. چیزی که واقعاً معامله را نجات می‌دهد تاریخ پیگیری بعدی است. اگر مشتری گفته «آخر ماه تصمیم می‌گیریم»، همان به یک پیگیری تاریخ‌دار تبدیل می‌شود و در صف امروز ظاهر می‌شود.
متن کامل تماس بایگانی می‌شود
خلاصه برای مرور سریع خوب است، ولی وقتی سه ماه بعد سر جزئیات قیمت اختلاف پیش می‌آید متن کامل به کار می‌آید. رونویسی هر تماس در بایگانی دستیار می‌ماند و از همان‌جا باز می‌شود، همراه با رکوردی که از رویش ساخته شده. هنوز روی خودِ صفحه‌ی سرنخ نمایش داده نمی‌شود و در جست‌وجوی سراسری هم نمی‌آید.
کار تیم به سرویس هوشمند گره نمی‌خورد
همه‌ی پردازش‌های صوت از صف رد می‌شوند و بیرون از مسیر درخواست کاربر اجرا می‌شوند. اگر سرویس کند شد یا از دسترس خارج شد، ثبت دستی سرنخ، کانبان، فاکتور و بقیه‌ی پنل بدون کوچک‌ترین تأثیری کار می‌کنند.
سوالات پرتکرار
درباره‌ی ثبت سرنخ از روی صوت تماس
اگر رونویسی اشتباه کند چه می‌شود؟
چیزی خراب نمی‌شود، چون خروجی پیش‌نویس است و تا تأیید شما هیچ رکوردی ساخته نمی‌شود. فرم پرشده را کنار متن تماس می‌بینید و هر فیلد اشتباه را قبل از ثبت اصلاح می‌کنید؛ فیلدهایی که مدل مطمئن نبوده هم از اول خالی می‌آیند.
دقت رونویسی فارسی چقدر است؟
عدد سنجش خودمان روی صدای تلفنی هشت کیلوهرتز این است: قدم بعدی تقریباً همیشه درست درمی‌آید، نام شرکت حدود نُه مورد از ده، و نام مخاطب و تاریخ حدود هشت مورد از ده. شماره تماس ضعیف‌ترین فیلد است — کامل و بی‌غلط حدود یک مورد از سه، چون معمولاً یکی دو رقمش جابه‌جا می‌شود. به‌طور میانگین یکی تا دو فیلد از پنج فیلد اصلی را خودتان اصلاح می‌کنید، که هنوز از تایپ کردن کل فرم خیلی کمتر است. به همین دلیل هم فیلد شماره در فرم تأیید برجسته شده و باید پیش از ثبت نگاهش کنید.
اگر سرویس هوش مصنوعی قطع شود کار متوقف می‌شود؟
نه. رونویسی و استخراج هر دو از صف رد می‌شوند و هیچ صفحه‌ای منتظرشان نمی‌ماند. فایل در صف می‌ماند و بعد از برگشتن سرویس پردازش می‌شود؛ در همین فاصله ثبت دستی سرنخ و بقیه‌ی پنل کاملاً مستقل کار می‌کند.
فایل صوتی تماس‌ها کجا نگهداری می‌شود؟
در فضای ذخیره‌سازی همان شرکت شما، جدا از بقیه‌ی شرکت‌ها، و در محدوده‌ی سهمیه‌ی فضای پلن‌تان. برای رونویسی، فایل صوتی به سرویس OpenAI بیرون از ایران فرستاده می‌شود؛ فقط همان فایل، نه مخاطبان و فاکتورها و بقیه‌ی پرونده. اگر این را نمی‌خواهید، قابلیت هوشمند برای شرکت شما کاملاً خاموش می‌شود و بقیه‌ی روکا بدون آن کار می‌کند. شرح کاملش در صفحه‌ی حریم خصوصی آمده است. فایل صوتی هم برای همیشه نمی‌ماند: بعد از ۹۰ روز یک کار خودکار روزانه خودِ صدا را از دیسک پاک می‌کند، ولی متن رونویسی و سرنخِ ساخته‌شده دست‌نخورده می‌مانند — یعنی پرونده‌ی کاری‌تان کامل است و فقط دیگر نمی‌شود صدای تماس را پخش کرد.
حتماً باید سیستم ویپ داشته باشم؟
نه، و اصلاً لازم نیست. روکا به مرکز تماس یا ویپ وصل نمی‌شود؛ ورودی‌اش خودِ فایل صوتی است. از داخل پنل ضبط می‌کنید یا فایل ضبط‌شده‌ی موبایل را آپلود می‌کنید. تیم‌هایی که با موبایل کار می‌کنند معمولاً همین مسیر ساده را انتخاب می‌کنند و نتیجه‌شان هیچ فرقی نمی‌کند.
عمیق‌تر بخوانید
مطالب مرتبط در روکامگ
رونویسی خودکار تماس فارسی: چطور کار می‌کند و تا کجا می‌شود به آن تکیه کرد؟
دقت کلمهبهکلمه معیار اشتباهی است. چیزی که در فروش اهمیت دارد این است که نام، شماره و قدم بعدی درست از تماس بیرون بیاید.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهحذف ورود دستی داده با هوش مصنوعی: الگوی پیش‌نویس و تأیید
CRMها بهخاطر نداشتن قابلیت خالی نمیمانند؛ خالی می‌مانند چون پر کردنشان تایپ می‌خواهد. راهحل حذف تایپ است، نه اجبار بیشتر.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهفروش تلفنی موفق: ساختار تماس، پیگیری و اشتباهات رایج
فروش تلفنی مهارت است، ولی بخش بزرگی از نتیجه از چیزی می‌آید که بعد از تماس اتفاق میافتد، نه در حین آن.
خواندن مطلب۱۳ دقیقه
در عمل
ثبت سرنخ از روی صوت تماس در کدام صنف‌ها
مشاور املاک
فایل و متقاضی دو چیز جدا هستند. روکا آن‌ها را جدا نگه می‌دارد و به هم وصل می‌کند.
بیشتر بخوانیدنمایندگی بیمه
تمدیدنشدن یک بیمه‌نامه یعنی از دست دادن مشتری چندساله. در روکا هر سررسید یک پیگیری تاریخ‌دار است.
بیشتر بخوانیدنمایشگاه خودرو
در نمایشگاه، هم خودرو و هم آدم‌ها را باید پیگیری کرد — نه فقط یکی را.
بیشتر بخوانیدادامه بدهید