رفتن به محتوای اصلی

CRM مشاور املاک — فایل، متقاضی و پیگیری در یک جا

در آژانس املاک، سرمایه‌ی واقعی فهرست فایل‌ها نیست؛ فهرست متقاضی‌هایی است که هنوز خانه‌ی مناسبشان پیدا نشده. آن فهرست معمولاً در گوشی مشاور می‌ماند و با رفتن او از آژانس بیرون می‌رود.

مشکلی که در آژانس املاک واقعاً پیش می‌آید

یک مشاور روزی ده تماس می‌گیرد: پنج نفر دنبال خانه‌اند و پنج نفر می‌خواهند ملکشان را بسپارند. تا شب، شماره‌ها در تاریخچه‌ی تماس گم می‌شوند. دو هفته بعد فایلی وارد می‌شود که دقیقاً با درخواست یکی از همان متقاضی‌ها می‌خواند — ولی هیچ‌کس یادش نمی‌آید. معامله‌ای که آماده بود، هیچ‌وقت اتفاق نمی‌افتد.

نقطه‌ی شروع

کاریز پیشنهادی آژانس املاک

  1. متقاضی جدید
  2. نیازسنجی انجام شد
  3. بازدید هماهنگ شد
  4. بازدید انجام شد
  5. مذاکره قیمت
  6. قولنامه

این مراحل پیشنهاد ماست و در پنل با چند کلیک همین‌ها را می‌سازید؛ کاریزِ حساب تازه عمومی است و هیچ صنفی مجبور نیست کار خودش را با قالب دیگری تطبیق بدهد.

چطور کار می‌کند

مسیر کار در روکا

  1. ثبت متقاضی از روی تماس

    بعد از تماس، به‌جای تایپ کردن، فایل صوتی را می‌دهید و روکا نام، شماره، بودجه و قدم بعدی را به‌صورت فیلد پیش‌نویس می‌کند؛ منطقه و متراژ و بقیه‌ی خواسته‌های متقاضی در خلاصه‌ی همان تماس می‌نشیند. شما تأیید می‌کنید.

  2. فایل جدا از متقاضی

    ملک به‌عنوان یک معامله با مشخصات خودش ثبت می‌شود (منطقه، متراژ، طبقه، قیمت، مالک) و متقاضی به‌عنوان مخاطب، با معیارهایی که در یادداشت پرونده‌اش می‌ماند. هر بازدید و هر پیگیری روی یکی از همین دو ثبت می‌شود — روی فایل یا روی متقاضی — و در یادداشتش می‌نویسید طرف مقابل که بوده. یعنی سابقه در پرونده می‌ماند، نه در حافظه‌ی مشاور.

  3. بازدید با یادآوری

    هر بازدید یک قرار با تاریخ و ساعت است و به‌عنوان پیگیری تاریخ‌دار روی همان معامله می‌نشیند تا آن روز در صف امروزِ مشاور بالا بیاید. هماهنگی با مالک و متقاضی را خودِ مشاور تلفنی انجام می‌دهد؛ روکا پیامک هماهنگی بازدید نمی‌فرستد.

  4. پیگیری بعد از بازدید

    بازدیدی که پیگیری نشود، هدر رفته است. بعد از هر بازدید سیستم می‌پرسد قدم بعدی چیست و اگر تعیین نشود، معامله در صف عقب‌افتاده‌ها بالا می‌آید.

چه چیزی به‌دست می‌آورید

تفاوتی که برای مشاور املاک می‌سازد

فهرست متقاضی مال آژانس می‌ماند

وقتی متقاضی‌ها در سیستم آژانس ثبت شده‌اند، رفتن یک مشاور دیگر به معنی رفتن نصف بازار شما نیست.

هیچ بازدیدی بدون نتیجه بسته نمی‌شود

برای هر بازدید یا قرار بعدی ثبت می‌شود یا دلیل نپسندیدن. همان دلیل‌ها بعداً نشان می‌دهند چه نوع فایلی واقعاً خریدار دارد.

کمیسیون و قرارداد سرِ جای خودش

مبلغ کمیسیون همان مبلغ معامله است و وصولش روی فاکتور طرفی که باید بپردازد دنبال می‌شود. مانده‌ی هر فاکتور خودش را نشان می‌دهد، پس فهرست جدا برای «چه کسی چقدر بدهکار است» لازم نیست.

سوالات پرتکرار

درباره‌ی مشاور املاک

روکا نرم‌افزار فایلینگ املاک است؟

روکا CRM است، نه سامانه‌ی آگهی. کارش پیگیری متقاضی و معامله است؛ اگر سامانه‌ی فایل جداگانه دارید، روکا جای پیگیری و مذاکره را پر می‌کند نه جای آن را.

چند مشاور می‌توانند هم‌زمان کار کنند؟

در پلن‌های پولی کاربر نامحدود است و هزینه به‌ازای نفر حساب نمی‌شود؛ فقط پلن رایگان سقف سه کاربر دارد. برای آژانسی که تعداد مشاورهایش تغییر می‌کند، این تفاوت بزرگی است.

می‌شود مشخص کرد هر مشاور فقط متقاضی خودش را ببیند؟

بله، سطح دسترسی قابل تعریف است. ولی توصیه‌ی ما این است که مدیر آژانس همیشه دید کامل داشته باشد، چون هدف اصلی همین است که داده در آژانس بماند.

برای کمیسیون فاکتور رسمی لازم است؟

اگر مشمول سامانه مودیان هستید، بله. پیش‌فاکتور کمیسیون را برای همان طرفِ معامله می‌سازید، با یک کلیک به فاکتور تبدیل می‌شود و از دکمه‌ی کنار خودش به سامانه می‌رود.

روکا را روی کار واقعی مشاور املاک ببینید

بدون کارت بانکی، بدون تماس فروش.