حالت آزمایشی
قبل از ارسال واقعی می‌توانید کل مسیر را در حالت سندباکس آزمایش کنید و ببینید سند شما چه شکلی به سامانه می‌رسد. برای شرکتی که تازه مشمول شده، این یعنی اولین ارسال واقعی‌اش با اطمینان انجام می‌شود، نه با آزمون و خطا روی سند واقعی مشتری.
CRM با اتصال مستقیم به سامانه مودیان
صدور صورتحساب الکترونیکی و ارسالش به سامانه مودیان برای بسیاری از کسب‌وکارها تکلیف قانونی است؛ اینکه شرکت شما مشمول است یا نه و از چه زمانی، باید بر اساس اعلام رسمی سازمان امور مالیاتی بررسی شود. مشکل عملی اما جای دیگری است: فاکتور در یک نرم‌افزار صادر می‌شود و ارسال به مودیان در ابزاری دیگر انجام می‌شود. روکا این دو را یکی می‌کند — همان فاکتوری که برای همان مخاطب ساخته‌اید، از داخل خودش به سامانه می‌رود و وضعیتش روی همان سند می‌نشیند.
مشکلی که حل می‌کند
مسیر رایج امروز سه‌تکه است: فاکتور در یک نرم‌افزار صادر می‌شود، اقلامش در اکسل بازنویسی می‌شود و در ابزار سومی به سامانه مودیان می‌رود. هر انتقال یک فرصت تازه برای خطاست — کد اقتصادی اشتباه، مبلغ جامانده، شناسه کالای وارد نشده. بدتر از خطا، فاصله‌ی زمانی است: چون ارسال کار جداگانه‌ای است، به آخر ماه موکول می‌شود و آن‌وقت باید ده‌ها سند را یک‌جا تطبیق داد. کسی هم مطمئن نیست کدام فاکتور رفته و کدام نرفته، چون وضعیت ارسال جایی کنار خودِ فاکتور ثبت نشده است.
چطور کار می‌کند
مسیر کار، قدم به قدم
تنظیمات یک‌بار برای همیشه
شناسه‌ی یکتای حافظه‌ی مالیاتی، کلید خصوصی و شماره‌ی اقتصادی شرکت خودتان را یک‌بار وارد می‌کنید و همان‌جا می‌ماند. این اطلاعات برای هر شرکت جدا نگهداری می‌شوند و هیچ شرکتی روی روکا به تنظیمات شرکت دیگر دسترسی ندارد؛ جداسازی در لایه‌ی دیتابیس اعمال می‌شود.
ارسال از داخل فاکتور
دکمه‌ی ارسال کنار همان فاکتوری است که صادر کرده‌اید، نه در یک صفحه‌ی جدا. ارسال به‌صورت ناهمگام و از صف انجام می‌شود، پس صفحه‌ی شما قفل نمی‌شود و اگر سامانه کند باشد کار شما متوقف نمی‌ماند. تلاش‌های ناموفق خودکار دوباره امتحان می‌شوند.
استعلام وضعیت
وضعیت و شناسه‌ی مرجع همان‌جا روی فاکتور نمایش داده می‌شود: در انتظار، ارسال‌شده، تأییدشده یا ردشده. اگر سند رد شود، پیام خطای برگشتی هم کنارش ثبت می‌شود تا بدانید کدام فیلد مشکل داشته و بدون حدس زدن اصلاحش کنید.
چه چیزی به‌دست می‌آورید
جزئیاتی که تفاوت می‌سازند
امنیت مطابق الزامات
امضای دیجیتال و رمزگذاری مطابق مشخصات فنی سازمان امور مالیاتی انجام می‌شود و کلید خصوصی شرکت شما به‌صورت رمزنگاری‌شده نگهداری می‌شود. هیچ کاربری در پنل کلید را به‌صورت خام نمی‌بیند، حتی مدیر شرکت.
وضعیت ارسال کنار خودِ سند
لازم نیست برای فهمیدن اینکه یک فاکتور ارسال شده یا نه، سراغ ابزار دیگری بروید. فهرست فاکتورها بر اساس وضعیت مودیان فیلتر می‌شود، پس در یک نگاه می‌بینید چه چیزی مانده و چه چیزی تأیید شده است.
قطعی سامانه چیزی را نمی‌شکند
اگر سامانه در دسترس نباشد، سند در صف می‌ماند و بعداً دوباره تلاش می‌شود. صدور فاکتور، ثبت پرداخت و بقیه‌ی کار فروش شما هیچ وابستگی‌ای به در دسترس بودن سامانه در آن لحظه ندارد.
داده یک‌بار وارد می‌شود
اطلاعات حقوقی مشتری از پرونده‌ی مخاطب و اقلام از خود فاکتور می‌آید، پس چیزی برای صورتحساب الکترونیکی دوباره تایپ نمی‌شود. حذف همین بازنویسی، رایج‌ترین علت ردشدن سند در سامانه را از بین می‌برد.
سوالات پرتکرار
درباره‌ی اتصال به سامانه مودیان
برای استفاده چه چیزی لازم دارم؟
شناسه‌ی یکتای حافظه‌ی مالیاتی، کلید خصوصی‌ای که جفت کلید عمومیِ ثبت‌شده در کارپوشه است، و شماره‌ی اقتصادی شرکت. این‌ها را از مسیر رسمی خودتان تهیه می‌کنید و یک‌بار در تنظیمات روکا وارد می‌کنید؛ روکا در فرایند دریافت آن‌ها واسطه نیست.
از کجا بدانم شرکتم مشمول است؟
مشمولیت و زمان‌بندی آن را سازمان امور مالیاتی تعیین و اعلام می‌کند و برای گروه‌های مختلف مودیان متفاوت است. برای وضعیت شرکت خودتان به اطلاعیه‌های رسمی یا مشاور مالیاتی‌تان مراجعه کنید؛ روکا ابزار ارسال است، نه مرجع تشخیص مشمولیت.
اگر سامانه مودیان در دسترس نباشد؟
ارسال در صف می‌ماند و به‌صورت خودکار دوباره تلاش می‌شود. فاکتور شما صادر شده و بقیه‌ی کارتان ادامه دارد؛ فقط وضعیت سند «در انتظار» می‌ماند تا ارسال موفق شود. هیچ سندی به‌خاطر قطعی سامانه از دست نمی‌رود.
اگر سند رد شود چه کار کنم؟
پیام خطای برگشتی از سامانه کنار همان فاکتور ثبت می‌شود، پس می‌دانید مشکل از کدام فیلد است — مثلاً شناسه کالا یا اطلاعات حقوقی خریدار. بعد از اصلاح، دوباره ارسال می‌کنید و تاریخچه‌ی تلاش‌های قبلی هم برای پیگیری باقی می‌ماند.
در کدام پلن در دسترس است؟
از پلن حرفه‌ای به بالا. ارسال به سامانه مودیان از دل بخش مالی و فاکتور بیرون می‌آید و آن بخش نه در پلن رایگان هست و نه در پلن پایه. روکا چهار پلن دارد: رایگان، پایه، حرفه‌ای و سازمانی. اگر روی رایگان یا پایه هستید، ارتقا در هر زمان از داخل پنل ممکن است و داده‌ی قبلی‌تان دست‌نخورده می‌ماند.
عمیق‌تر بخوانید
مطالب مرتبط در روکامگ
سامانه مودیان چیست و کسب‌وکار من چه باید بکند؟
سامانه مودیان یک تکلیف حسابداری نیست؛ یک تغییر در فرایند فروش است. هر فاکتوری که صادر می‌کنید باید به سازمان امور مالیاتی هم برسد.
خواندن مطلب۱۱ دقیقهکارپوشه مودیان: ورود، وضعیت غیرمجاز موقت و تخصیص نیافته، و پذیرش صورتحساب خرید
کارپوشه فقط جایی برای دیدن فاکتورهای فرستادهشده نیست؛ صورتحسابهایی که دیگران به نام شما صادر میکنند هم آنجا می‌نشیند و اگر ظرف ۳۰ روز تکلیفشان را روشن نکنید، پذیرفتهشده حساب می‌شوند.
خواندن مطلب۱۵ دقیقهگواهی امضای الکترونیکی: مراحل دریافت برای سامانه مودیان، تمدید و نگهداری
گواهی امضای الکترونیکی را از کجا و با چه مدارکی بگیرید، توکن تهیه کنید یا CSR بسازید، و چطور گواهی و کلید را پیش از انقضا، گم شدن یا ابطال زیر نظر داشته باشید.
خواندن مطلب۱۹ دقیقهشناسه یکتای حافظه مالیاتی چیست، کجاست و چطور فعالش کنیم؟
بدون شناسه‌ی یکتای حافظه‌ی مالیاتی هیچ صورتحسابی از طرف شما در سامانه ثبت نمی‌شود. کجاست، چند کاراکتر است و چرا گاهی بیخبر غیرفعال می‌شود.
خواندن مطلب۱۳ دقیقهکد اقتصادی چیست و چند رقمی است؟ دریافت، استعلام و تفاوت با شناسه ملی
کد اقتصادی شرکتها همان شناسه‌ی ملی ۱۱ رقمی است و برای اشخاص حقیقی یک عدد ۱۴ رقمی که با کد ملی شروع می‌شود. اشتباه گرفتن این عددها یکی از رایج‌ترین دلایل رد شدن صورتحساب است.
خواندن مطلب۱۴ دقیقهصورتحساب الکترونیکی: انواع، اجزا و تفاوتش با فاکتور معمولی
صورتحساب الکترونیکی یک فایل PDF نیست؛ یک ساختار داده‌ی مشخص است که باید با امضای دیجیتال ارسال شود.
خواندن مطلب۱۰ دقیقه
در عمل