خروجی PDF فارسی
فاکتور آماده‌ی ارسال برای مشتری، با فونت فارسی، اعداد فارسی، تاریخ شمسی و چیدمان راست‌به‌چپ درست. لوگو و اطلاعات شرکت خودتان بالای سند می‌نشیند، پس سندی که برای مشتری می‌فرستید به نام شماست نه به نام نرم‌افزار.
پیش‌فاکتور، فاکتور و ثبت پرداخت
در ایران بیشتر پول‌ها کارت‌به‌کارت و حواله می‌آید، نه از درگاه. هر نرم‌افزاری که پرداخت دستی را مسیر درجه‌دو بگیرد، در عمل حسابداری را بیرون از خودش نگه می‌دارد و شما مجبور می‌شوید همه‌چیز را دوباره در اکسل بنویسید. روکا پیش‌فاکتور را برای همان مخاطب می‌سازد، با یک کلیک به فاکتور تبدیلش می‌کند و ثبت و تأیید رسید بانکی را مسیر اصلی وصول می‌داند. اتصال درگاه پرداخت در نقشه‌ی راه است، ولی چرخه‌ی پیش‌فاکتور تا وصول بدون آن هم کامل است.
مشکلی که حل می‌کند
معامله در CRM بسته می‌شود و فاکتورش جای دیگری صادر می‌شود: یک فایل ورد، یک نرم‌افزار حسابداری جدا، یا بدتر، یک اکسل روی دسکتاپ یک نفر. از اینجا به بعد هیچ‌کس نمی‌داند کدام معامله واقعاً وصول شده است. مدیر فروش می‌گوید معامله برنده شده، حسابدار می‌گوید پولی نیامده، و هیچ‌کدام دروغ نمی‌گویند؛ فقط دو سیستم جدا دارند. اطلاعات مشتری هم هر بار دستی بازنویسی می‌شود و همان‌جاست که کد اقتصادی اشتباه و مبلغ جامانده وارد فاکتور می‌شود.
چطور کار می‌کند
مسیر کار، قدم به قدم
پیش‌فاکتور برای همان مخاطب
اقلام، تعداد، تخفیف، مالیات و ارز را تعیین می‌کنید و اطلاعات حقوقی مشتری خودش از پرونده‌ی مخاطب پر می‌شود. لازم نیست نام، نشانی، شناسه ملی و کد اقتصادی دوباره تایپ شوند، پس خطای رونویسی حذف می‌شود و ساختن یک پیش‌فاکتور به کمتر از یک دقیقه می‌رسد.
تبدیل یک‌کلیکی به فاکتور
وقتی مشتری پیش‌فاکتور را تأیید کرد، همان سند بدون دوباره‌کاری به فاکتور تبدیل می‌شود و شماره‌ی رسمی خودش را می‌گیرد. نسخه‌ی پیش‌فاکتور هم بایگانی می‌ماند، پس اگر بعداً سر مبلغ یا اقلام اختلاف پیش آمد، دقیقاً معلوم است چه چیزی تأیید شده بود.
ثبت پرداخت
رسید بانکی، شماره پیگیری و تاریخ واریز را ثبت و تأیید کنید و آن را به فاکتور تخصیص بدهید؛ پرداخت جزئی و چندقسطی هم پشتیبانی می‌شود. با ثبت هر پرداخت، مانده‌ی فاکتور کم و وضعیتش خودکار به‌روز می‌شود، پس لازم نیست کسی جمع واریزی‌ها را جداگانه نگه دارد.
چه چیزی به‌دست می‌آورید
جزئیاتی که تفاوت می‌سازند
وضعیت روشن فاکتور
پیش‌نویس، ارسال‌شده، پرداخت جزئی، پرداخت‌شده، سررسید گذشته یا لغوشده — بدون ابهام و بدون نیاز به پرسیدن از کسی. فهرست فاکتورها با همین وضعیت‌ها فیلتر می‌شود و در یک نگاه می‌بینید چقدر پول در راه است و چقدر معوق شده.
پرداخت دستی مسیر درجه‌یک است
ثبت حواله و کارت‌به‌کارت در روکا یک قابلیت فرعی نیست؛ همان‌قدر جدی است که پرداخت آنلاین. تأیید رسید مرحله‌ی جداگانه‌ای دارد تا کسی نتواند فاکتور را بدون بررسی پرداخت‌شده اعلام کند و عدد وصولی‌تان غیرواقعی شود.
زنجیره‌ی پیشنهاد تا فاکتور قطع نمی‌شود
فاکتور به پیش‌فاکتوری که از آن ساخته شده گره خورده است و هر دو زیر پرونده‌ی همان مخاطب می‌مانند. وضعیت هر پیش‌فاکتور هم روی خودش ثبت می‌شود — تبدیل‌شده، رد‌شده یا منقضی — پس معلوم است کدام پیشنهاد به سند فروش رسیده و کدام سر راه مانده است.
آماده برای صورتحساب الکترونیکی
فیلدهای موردنیاز صورتحساب الکترونیکی از همان ابتدا در ساختار فاکتور دیده شده‌اند. اگر شرکت شما مشمول باشد، ارسال به سامانه مودیان از دکمه‌ی کنار همان فاکتور انجام می‌شود و لازم نیست سند را در ابزار دیگری از نو بسازید.
سوالات پرتکرار
درباره‌ی پیش‌فاکتور و فاکتور
پول از حساب روکا رد می‌شود؟
هرگز. مشتری مستقیم به حساب خودِ شرکت شما واریز می‌کند و شما رسیدش را در روکا ثبت و تأیید می‌کنید؛ روکا هیچ نقطه‌ای از مسیر پول نیست. مدل جمع‌آوری پول مشتریان و تسویه‌ی بعدی، تصمیمِ آگاهانه‌ای است که در روکا کنار گذاشته شده و هیچ‌وقت هم اضافه نمی‌شود.
پرداخت آنلاین و درگاه چطور؟
مسیر وصول در روکا امروز ثبت و تأیید رسید بانکی است: کارت‌به‌کارت، حواله و پرداخت چندقسطی. اتصال درگاه پرداخت در نقشه‌ی راه است و برایش زمان وعده نمی‌دهیم؛ نبودنش هیچ بخشی از چرخه‌ی پیش‌فاکتور، فاکتور و وصول را محدود نمی‌کند.
شماره‌گذاری فاکتورها چطور است؟
شماره‌گذاری در سطح شرکت شما پیوسته و بدون شکاف انجام می‌شود، مستقل از بقیه‌ی شرکت‌های روی روکا. پیش‌فاکتور و فاکتور دنباله‌ی شماره‌ی جدا دارند تا سند فروش با سند پیشنهاد قیمت در دفاترتان قاطی نشود.
پرداخت قسطی و جزئی پشتیبانی می‌شود؟
بله. چند پرداخت را می‌توانید به یک فاکتور تخصیص بدهید و وضعیتش خودکار به «پرداخت جزئی» می‌رود تا وقتی مانده صفر شود. مانده‌ی هر فاکتور در گزارش بدهکاری می‌آید و یادآوری پیامکی هم بر همان اساس فرستاده می‌شود.
فاکتور صادرشده را می‌شود اصلاح کرد؟
پیش‌نویس آزادانه ویرایش می‌شود. بعد از صدور، تغییرات ثبت و قابل ردیابی می‌مانند تا سندی که برای مشتری رفته بی‌سروصدا عوض نشود. اگر فاکتور به سامانه مودیان رفته باشد، اصلاح از مسیر استاندارد خودش انجام می‌شود.
عمیق‌تر بخوانید
مطالب مرتبط در روکامگ
پیش‌فاکتوری که به فروش ختم می‌شود: انواع، نمونه متن اعتبار و پیگیری
بیشتر پیشفاکتورها ارسال میشوند و بیجواب می‌مانند؛ نه بهخاطر قیمت، بلکه بهخاطر نبود تاریخ اعتبار، شرط پرداخت و یک پیگیری برنامهریزیشده.
خواندن مطلب۱۸ دقیقهصورتحساب الکترونیکی: انواع، اجزا و تفاوتش با فاکتور معمولی
صورتحساب الکترونیکی یک فایل PDF نیست؛ یک ساختار دادهی مشخص است که باید با امضای دیجیتال ارسال شود.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهوصول مطالبات: فرایندی که رابطه با مشتری را خراب نمی‌کند
مطالبات معوق معمولاً نه بهخاطر بدحسابی، بلکه بهخاطر نبود یک فرایند یادآوری منظم انباشته میشوند.
خواندن مطلب۱۱ دقیقه
در عمل