۱. چه داده‌ای جمع می‌کنیم
برای ساخت حساب: نام شرکت، نام کاربر و شماره موبایل. برای ارائه‌ی سرویس: داده‌ای که خودتان ثبت می‌کنید — مخاطبان، سرنخ‌ها، فعالیت‌ها، فاکتورها و فایل‌های پیوست. برای پایداری سرویس: لاگ‌های فنی مانند زمان درخواست و نوع خطا.
۲. کجا نگهداری می‌شود
داده‌ی شما روی سرورهای داخل ایران نگهداری می‌شود. جداسازی داده‌ی شرکت‌ها در لایه‌ی دیتابیس اعمال می‌شود؛ هر درخواست فقط در محدوده‌ی داده‌ی شرکت خودتان اجرا می‌شود.
یک استثنا هست و صریح می‌گوییم: اگر قابلیت ثبت سرنخ از روی صوت را فعال کنید، فایل صوتی همان تماس برای رونویسی به سرویس OpenAI بیرون از ایران فرستاده می‌شود. غیر از همان فایل صوتی، هیچ داده‌ی دیگری از حساب شما از سرورهای ایران خارج نمی‌شود. جزئیاتش در بند بعدی است.
۳. فایل صوتی تماس و پردازش هوشمند
اگر از قابلیت ثبت سرنخ از روی صوت استفاده کنید، فایل صوتی همان تماس به OpenAI فرستاده می‌شود تا رونویسی شود و فیلدهای سرنخ از متن استخراج شوند. یعنی این فایل، و فقط این فایل، از سرورهای ایران خارج می‌شود. طبق شرایط استفاده‌ی API این سرویس، داده‌ای که از این مسیر می‌رود برای آموزش مدل‌هایشان استفاده نمی‌شود.
نتیجه‌ی این پردازش همیشه به‌صورت پیش‌نویس به شما نشان داده می‌شود و بدون تأیید شما در دیتابیس ذخیره نمی‌شود. متن رونویسی در بایگانی دستیار، داخل همان حساب شرکت شما، نگهداری می‌شود. اصلاح‌هایی هم که روی پیش‌نویس انجام می‌دهید ثبت می‌شوند تا بشود سنجید مدل روی کدام فیلدها بیشتر اشتباه می‌کند؛ این سابقه به‌طور خودکار به مدل داده نمی‌شود و مدل از آن یاد نمی‌گیرد.
فایل صوتی برای همیشه نگه داشته نمی‌شود. هر فایل صوتی تماس فقط تا پایان یک «بازه‌ی نگهداری» روی زیرساخت روکا می‌ماند و بعد از آن یک کار خودکارِ روزانه آن را از دیسک پاک می‌کند — بدون اینکه لازم باشد شما درخواستی بدهید. این بازه در حال حاضر ۹۰ روز است. طول بازه یک تنظیم سرویس است و اگر تغییرش دهیم، پیش از اعمال از طریق پنل اطلاع می‌دهیم.
آنچه پاک می‌شود دقیقاً همان صداست و نه چیز دیگری. متن رونویسی همان تماس، خلاصه، سرنخ و قدم بعدیِ تأییدشده مستقل از فایل صوتی نگهداری می‌شوند و با حذف صوت از بین نمی‌روند؛ یعنی پرونده‌ی کاری مشتری شما بعد از ۹۰ روز هم کامل است، فقط دیگر نمی‌شود صدای تماس را دوباره پخش کرد. دلیل این تفکیک ساده است: چیزی که هم حجیم است و هم بازپخشش بیشترین ریسک حریم خصوصی را دارد، خودِ صداست.
اگر این شرط برای کسب‌وکار شما قابل قبول نیست، قابلیت هوشمند را می‌توانید برای شرکت خودتان کاملاً غیرفعال کنید؛ بقیه‌ی روکا بدون آن هم کامل کار می‌کند و هیچ فایلی جایی نمی‌رود.
۴. اشتراک‌گذاری با دیگران
داده‌ی شما را نمی‌فروشیم و برای تبلیغات در اختیار کسی نمی‌گذاریم. تنها اشتراک‌گذاری‌ها با تأمین‌کنندگان لازم برای ارائه‌ی سرویس است و هرکدام فقط همان چیزی را می‌گیرند که برای انجام کارشان لازم است: سرویس پیامک (متن پیام و شماره‌ی گیرنده، برای ارسال یادآوری‌های خودتان) و OpenAI (فایل صوتی تماس، برای رونویسی — فقط اگر قابلیت هوشمند را فعال کرده باشید) و درگاه پرداخت (مبلغ و شناسه‌ی سفارش، هنگام پرداخت اشتراک؛ اطلاعات کارت شما هرگز به روکا نمی‌رسد و روی صفحه‌ی خودِ بانک وارد می‌شود).
۵. کوکی‌ها
از کوکی برای نگه‌داشتن نشست ورود و اندازه‌گیری ترافیک سایت استفاده می‌کنیم. کوکی تبلیغاتی شخص ثالث روی پنل قرار نمی‌دهیم.
۶. اختیار شما
می‌توانید داده‌ی شرکت خود را خروجی بگیرید، اصلاح کنید یا درخواست حذف بدهید. با حذف حساب، داده‌ی شرکت حداکثر تا ۳۰ روز پس از تأیید درخواست شما از سرویس پاک می‌شود. نسخه‌های پشتیبان چهارده روز نگهداری می‌شوند و پس از آن خودشان بازنویسی می‌شوند، پس حداکثر دو هفته بعد از حذف، هیچ نسخه‌ای از داده‌ی شما باقی نمی‌ماند.
۷. امنیت
ارتباط با سرویس روی HTTPS انجام می‌شود، رمزهای عبور به‌صورت درهم‌سازی‌شده ذخیره می‌شوند و دسترسی کاربران هر شرکت با نقش و سطح دسترسی کنترل می‌شود.
۸. تماس
برای هر پرسشی درباره‌ی داده و حریم خصوصی، از صفحه‌ی تماس با ما پیام بگذارید. اگر می‌خواهید بدانید روکا را چه کسانی و چرا ساخته‌اند، درباره‌ی ما را بخوانید.