در مطب و کلینیک، درآمد از صندلی‌های پر می‌آید و ساعت خالی برنمی‌گردد. بیشتر مراجع‌های از دست‌رفته جایی بین یک تماس بی‌پاسخ، یک نوبت لغوشده و یک ویزیت بعدی که هیچ‌وقت یادآوری نشد گم می‌شوند. کار روکا همان لایه‌ی ارتباط و پیگیری است؛ اطلاعات بالینی سرِ جای خودش در سامانه‌ی درمانی می‌ماند.
ساعت یک بعدازظهر، منشی رفته ناهار و سه تماس بی‌پاسخ می‌ماند. هر سه نفر دنبال نوبت بوده‌اند. عصر که به تاریخچه‌ی تماس نگاه می‌شود، معلوم نیست کدام‌یک قبلاً مراجع بوده و کدام تازه شماره را از اینستاگرام برداشته. یکی از آن سه نفر تا فردا نوبتش را از کلینیک روبه‌رویی گرفته است. مطب نمی‌داند چند مراجع را همین‌طور از دست داده، چون تماس بی‌پاسخ هیچ‌جا ثبت نمی‌شود.
نقطه‌ی شروع
این مراحل پیشنهاد ماست و در پنل با چند کلیک همین‌ها را می‌سازید؛ کاریزِ حساب تازه عمومی است و هیچ صنفی مجبور نیست کار خودش را با قالب دیگری تطبیق بدهد.
چطور کار می‌کند
فایل صوتی تماس را می‌دهید و روکا نام، شماره، خدمتی که مراجع پرسیده و زمان پیشنهادی را به‌صورت پیش‌نویس آماده می‌کند. منشی فقط تأیید می‌کند. برای تماسی که جواب داده نشده هم همان‌جا یک پیگیری با تاریخِ امروز ثبت می‌کند، تا تماس برگشتی از یادداشت روی کاغذ بیرون بیاید و در صف امروز جلوی چشم باشد.
وقتی نوبتی لغو می‌شود، مراجع به صف پیگیری می‌رود تا برای زمان دیگری هماهنگ شود و همان بازه به فهرست منتظرها پیشنهاد داده شود. بدون این کار، یک لغو ساده هم مراجع را می‌برد و هم ساعت پزشک را خالی می‌گذارد.
درمان‌هایی که چند جلسه‌ای‌اند — دوره‌ی فیزیوتراپی، جلسات ترمیمی، کنترل بعد از عمل — فاصله‌ی مشخص دارند. موقع ثبت همان جلسه، تاریخ جلسه‌ی بعد را روی پیگیری می‌گذارید و آن روز پرونده در صف امروزِ منشی بالا می‌آید تا خودش تماس بگیرد و وقت را هماهنگ کند. پیامک یادآوری ویزیت در روکا وجود ندارد — که برای این صنف بد هم نیست: هیچ متنی درباره‌ی نوع درمان از سیستم بیرون نمی‌رود.
برای درمان‌های چندجلسه‌ای برآورد هزینه به‌صورت پیش‌فاکتور صادر می‌شود و پرداخت‌های مرحله‌ای روی همان پرونده‌ی مالی ثبت می‌ماند. فاکتوری که سررسیدش بگذرد خودکار علامت می‌خورد و یادآوری بدهی هم خودکار برای مراجع می‌رود — یعنی قسط عقب‌افتاده در فهرست بدهکاران بالا می‌آید، نه در دفتری که فقط حسابدار می‌بیند.
چه چیزی به‌دست می‌آورید
روکا پرونده‌ی پزشکی نیست و شرح حال و نتیجه‌ی آزمایش در آن نگهداری نمی‌شود. آنچه در روکا می‌ماند لایه‌ی ارتباط است: تماس، نوبت، قرار بعدی و وضعیت مالی، همه روی سرور داخل ایران. یک نکته را هم بدانید: اگر ثبت از روی صوت را روشن کنید، فایل صوتی تماس برای رونویسی به سرویس OpenAI بیرون از ایران می‌رود — پس تماسی که جزئیات درمانی دارد را دستی ثبت کنید یا این قابلیت را خاموش نگه دارید.
مراجعی که پیگیری‌اش تاریخ‌دار نمانده، در شمارنده‌ی «رهاشده»ی صف امروز بالا می‌آید و از دید بیرون نمی‌رود. یک تماس ساده برای کنترل دوره‌ای، ارزان‌تر از جذب یک مراجع تازه تمام می‌شود.
بعضی خدمات فصل دارند؛ تقاضای درمان‌های زیبایی و لیزر در ماه‌های سرد بالا می‌رود و در تابستان می‌افتد. گزارش فروش، تعداد و ارزش پرونده‌های بسته‌شده را ماه‌به‌ماه شمسی نشان می‌دهد تا این موج را ببینید و برنامه‌ی نوبت و تعداد پرسنل را از قبل تنظیم کنید. برشِ گزارش به تفکیک نوع خدمت وجود ندارد؛ برای آن باید معامله‌های همان خدمت را جدا فهرست کنید.
قابلیت‌های کلیدی
تماس را ضبط کنید، روکا فرم سرنخ را پر می‌کند. شما بازبینی و تأیید می‌کنید.
بیشتر بخوانیدصفحهی خانه یک صف کار است، نه نمودار. با دلیلِ هر ردیف.
بیشتر بخوانیدبدهکارها را ببینید و یادآوری را خودکار بفرستید.
بیشتر بخوانیدپیشفاکتور برای همان مخاطب، و تبدیلش به فاکتور با یک کلیک.
بیشتر بخوانیدسوالات پرتکرار
نه. روکا CRM است و کارش لایه‌ی ارتباط و پیگیری است: تماس، نوبت، قدم بعدی و وضعیت مالی. شرح حال، تصویربرداری و نسخه باید در سامانه‌ی درمانی خودتان بماند. توصیه‌ی ما این است که جزئیات بالینی را در یادداشت‌های روکا وارد نکنید.
نه. روکا صفحه‌ی رزرو آنلاین برای مراجع ندارد. اگر سامانه‌ی نوبت‌دهی دارید، روکا کنارش می‌نشیند و کاری را انجام می‌دهد که آن سامانه انجام نمی‌دهد: پیگیری تماس بی‌پاسخ، نوبت لغوشده، ویزیت بعدی و بدهی.
در پلن‌های پولی کاربر نامحدود است و هزینه به‌ازای نفر حساب نمی‌شود؛ فقط پلن رایگان سقف سه کاربر دارد. برای کلینیکی که چند پزشک با ساعت‌های متفاوت دارد و منشی‌ها شیفتی عوض می‌شوند، این یعنی هیچ‌کس بیرون از سیستم کار نمی‌کند.
مشمولیت هر مرکز درمانی را باید جداگانه بررسی کنید. اگر مشمول سامانه مودیان باشید، پیش‌فاکتور خدمت را برای پرونده‌ی همان مراجع می‌سازید، با یک کلیک به فاکتور تبدیل می‌شود و ارسال از کنار خودِ فاکتور انجام می‌شود؛ اطلاعات دوباره جای دیگری وارد نمی‌شود.
عمیق‌تر بخوانید
بعد از تسویه، بیشتر شرکت‌ها ساکت می‌شوند. دقیقاً همان‌جا ارزانترین فروش بعدیشان را روی زمین میگذارند.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهمشتریای که می‌رود، خداحافظی نمی‌کند. فقط جواب نمی‌دهد و تمدید نمی‌کند — و شما ماهها بعد متوجه میشوید.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهارسال پیام تبلیغاتی روی خط خدماتی ریسک قانونی دارد. این مقاله مرز را روشن می‌کند و قالبهای امن می‌دهد.
خواندن مطلب۱۲ دقیقهادامه بدهید
ترمیم فاصله‌ی مشخصی دارد. در روکا تاریخ نوبت بعد همان‌جا ثبت می‌شود و سرِ وقت بالا می‌آید.
بیشتر بخوانیددر فروش دستگاه، خریدار یک نفر نیست؛ پرونده باید همه‌ی تصمیم‌گیرنده‌ها را داشته باشد.
بیشتر بخوانیدعضو تازه اگر ماه اول پیگیری نشود، ماه دوم نمی‌آید. در روکا آن پیگیری تاریخ دارد و سرِ وقت بالا می‌آید.
بیشتر بخوانید