هیچ مهلتی بی‌صاحب نمی‌ماند
تاریخ تحویل پاکت، تاریخ بازگشایی و مهلت پاسخ به اصلاحیه همه یادآور دارند و همه‌ی دفتر می‌بیندشان. رفتن یک کارشناس به مأموریت یا مرخصی باعث از دست رفتن یک مناقصه نمی‌شود.
CRM دفتر فنی و مهندسی — از استعلام تا صورت‌وضعیت آخر
کار دفتر فنی با یک استعلام یا دعوت‌نامه‌ی مناقصه شروع می‌شود و ممکن است دو سال بعد با آخرین صورت‌وضعیت تمام شود. در این فاصله مهلت‌ها کوتاه‌اند و جا انداختن یک تاریخ یعنی از دست رفتن کل کار. هیچ‌کدام از این تاریخ‌ها نباید فقط در تقویم گوشی یک نفر باشد.
مشکلی که در دفتر فنی و مهندسی واقعاً پیش می‌آید
دعوت‌نامه‌ی یک مناقصه به ایمیل دفتر می‌آید و مهلت تحویل پاکت‌ها ده روز است. برآورد به یک کارشناس سپرده می‌شود، پاسخ استعلام تأمین‌کننده دیر می‌رسد و پیشنهاد یک روز بعد از مهلت آماده می‌شود. سه ماه بعد هیچ‌کس نمی‌داند دقیقاً چرا آن کار از دست رفت. هم‌زمان کارفرمایی که پارسال یک پروژه‌ی خوب داده بود امسال سراغ دفتر دیگری رفته، چون در تمام این مدت کسی پیگیرش نشده بود.
نقطه‌ی شروع
کاریز پیشنهادی دفتر فنی و مهندسی
- استعلام یا دعوت مناقصه
- بازدید و برداشت اطلاعات
- برآورد و پیشنهاد فنی-مالی
- ارزیابی و مذاکره‌ی کارفرما
- ابلاغ قرارداد
- اجرا و صورت‌وضعیت
این مراحل پیشنهاد ماست و در پنل با چند کلیک همین‌ها را می‌سازید؛ کاریزِ حساب تازه عمومی است و هیچ صنفی مجبور نیست کار خودش را با قالب دیگری تطبیق بدهد.
چطور کار می‌کند
مسیر کار در روکا
مهلت، اولین چیزی که ثبت می‌شود
هر استعلام یا دعوت مناقصه با تاریخ مهلت ثبت می‌شود و از همان لحظه در صف امروز شمارش معکوس دارد. مسئول تهیه‌ی برآورد مشخص است و اگر چند روز مانده به مهلت هنوز کاری انجام نشده باشد، آن پرونده بالای صف عقب‌افتاده‌ها می‌آید.
پیشنهاد فنی-مالی با نسخه‌های اصلاحی
مبلغ پیشنهادی به‌صورت پیش‌فاکتور روی همان پرونده می‌نشیند. هر بار که کارفرما اصلاحیه می‌خواهد نسخه‌ی جدید ثبت می‌شود و نسخه‌ی قبلی از بین نمی‌رود؛ پس ماه‌ها بعد هم معلوم است روی کدام عدد و کدام شرح خدمات توافق شده بود.
پروژه‌ی چندماهه با مرحله‌های وصول
قرارداد که ابلاغ شد، هر صورت‌وضعیت یک مرحله با تاریخ و مبلغ خودش است. فاکتور هر مرحله برای پرونده‌ی همان کارفرما صادر می‌شود و مانده‌اش وضعیت وصول آن مرحله را نشان می‌دهد. تاریخ سررسید ضمانت‌نامه هم می‌تواند یک یادآور باشد تا تمدید یا آزادسازی‌اش غافلگیرتان نکند.
کارفرما و پیمانکار فرعی در یک دفترچه
کارفرمای حقوقی با شناسه و افراد رابطش ثبت می‌شود و پیمانکارهای فرعی و تأمین‌کننده‌ها هم مخاطب همان سیستم‌اند. وقتی پروژه‌ی بعدی می‌آید، سابقه‌ی همکاری و شماره‌ی درست هر نفر همان‌جاست، نه در گوشی کارشناسی که رفته است.
چه چیزی به‌دست می‌آورید
تفاوتی که برای دفتر فنی و مهندسی می‌سازد
دلیل باخت مناقصه ثبت می‌شود
برای هر پیشنهاد رد شده دلیلش ثبت می‌شود: قیمت، رزومه، ظرفیت یا زمان‌بندی. بعد از چند مناقصه گزارش نشان می‌دهد ضعف واقعی کجاست و کدام نوع کار اصلاً ارزش تهیه‌ی پیشنهاد را ندارد.
کارفرمای تکرارشونده فراموش نمی‌شود
کارفرمایی که یک بار پروژه داده، محتمل‌ترین کارفرمای بعدی شماست. پیگیری دوره‌ای او یک کار ثبت‌شده با تاریخ در صف است، نه چیزی که به یادآوری اتفاقی وسط یک جلسه وابسته باشد.
قابلیت‌های کلیدی
آنچه دفتر فنی و مهندسی بیشتر استفاده می‌کند
صف امروز و پیگیری
صفحه‌ی خانه یک صف کار است، نه نمودار. با دلیلِ هر ردیف.
بیشتر بخوانیدکانبان معاملات و رکود
بورد سریع، جمع مبلغ هر ستون، و کارت راکد که خودش قرمز می‌شود.
بیشتر بخوانیدمخاطبان حقیقی و حقوقی
شخص و شرکت در یک جا، با چند شماره و رابط‌های هر شرکت.
بیشتر بخوانیدپیشفاکتور و فاکتور
پیش‌فاکتور برای همان مخاطب، و تبدیلش به فاکتور با یک کلیک.
بیشتر بخوانیداتصال به سامانه مودیان
از فاکتور تا سامانه مودیان، در یک کلیک.
بیشتر بخوانیدسوالات پرتکرار
درباره‌ی دفتر فنی و مهندسی
روکا جای نرم‌افزار کنترل پروژه را می‌گیرد؟
نه. برنامه‌ریزی زمان‌بندی و تخصیص منابع در ابزار خودش می‌ماند. روکا سمت کارفرما را نگه می‌دارد: استعلام، پیشنهاد فنی-مالی، قرارداد، مرحله‌های وصول و ارتباط. این دو کنار هم کار می‌کنند و جای هم را نمی‌گیرند.
صورت‌وضعیت را روکا محاسبه می‌کند؟
نه، محاسبه‌ی متره و برآورد جای خودش است. آنچه در روکا ثبت می‌شود مبلغ هر مرحله، تاریخ ارسال، وضعیت تأیید کارفرما و وصول آن است تا معلوم باشد کدام صورت‌وضعیت معلق مانده و چند روز.
چند کارشناس می‌توانند هم‌زمان کار کنند؟
در پلن‌های پولی کاربر نامحدود است و هزینه به‌ازای نفر حساب نمی‌شود؛ فقط پلن رایگان سقف سه کاربر دارد. برای دفتری که در فصل مناقصه نیروی پروژه‌ای اضافه می‌کند، این یعنی لازم نیست دسترسی را جیره‌بندی کنید یا حساب مشترک بسازید.
برای صورت‌وضعیت‌ها فاکتور رسمی لازم است؟
مشمولیت شما باید بررسی شود و حکم قطعی اینجا نمی‌شود داد. اگر مشمول سامانه مودیان باشید، فاکتور هر مرحله برای پرونده‌ی همان کارفرما صادر می‌شود، اطلاعات حقوقی‌اش خودش پر می‌شود و ارسال از دکمه‌ی کنار همان فاکتور انجام می‌گیرد؛ دوباره‌کاری ندارد.
عمیق‌تر بخوانید
مطالب مرتبط در روکامگ
فروش B2B در ایران: معامله‌ی چندماهه‌ای که نباید گم شود
در فروش سازمانی، شما به یک نفر نمیفروشید؛ به یک گروه میفروشید که هرکدام معیار متفاوتی دارند و هیچوقت دور یک میز جمع نمیشوند.
خواندن مطلب۱۰ دقیقهقرارداد فروش: بندهایی که یک قرارداد ساده باید داشته باشد
پیش‌فاکتور میگوید چه چیزی به چه قیمتی. قرارداد میگوید اگر کار طبق برنامه پیش نرفت، چه اتفاقی میافتد. اختلافها دقیقاً در همین فاصله ساخته میشوند.
خواندن مطلب۱۲ دقیقهمدیریت نقدینگی کسب‌وکار کوچک: چرا سود داشتن کافی نیست
کسبوکارها معمولاً از بیسودی نمیمیرند؛ از تمامشدن پول نقد در ماهی که روی کاغذ سودده بودهاند میمیرند. این دو عدد یکی نیستند.
خواندن مطلب۱۰ دقیقه
ادامه بدهید
صنف‌های مرتبط
شرکت خدمات فنی و تأسیسات
مشتری پارسال شما، کار امسال شماست — اگر سرِ فصل یادتان بیاید.
بیشتر بخوانیدشرکت تولیدی
استعلامی که قیمت خورد ولی پیگیری نشد، بزرگ‌ترین هدررفت شرکت تولیدی است.
بیشتر بخوانیدآژانس تبلیغاتی و دیجیتال مارکتینگ
از بریف تا تمدید ریتینر؛ هر توافق و هر تأخیر جایی ثبت می‌شود.
بیشتر بخوانیدروکا را روی کار واقعی دفتر فنی و مهندسی ببینید
بدون کارت بانکی، بدون تماس فروش.